Backoffice-Automatisierung für Schweizer KMU: was Sie zuerst automatisieren sollten, mit Beispielen

Rechnungen prüfen, Dokumente ablegen, Banktransaktionen abgleichen, Auswertungen zusammenstellen: All das ist notwendig, aber nichts davon schafft direkten Mehrwert für Kunden oder das Kerngeschäft.

Wohin fliesst die Zeit?

In kleine Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen:

• Manuelle Belegzuordnung: Wer hat welche Rechnung freigegeben? Zu welchem Projekt gehört diese Ausgabe?
• Bankabgleich: camt.053-Dateien manuell in die Buchhaltungssoftware importieren und Positionen zuordnen
• Reporting: Monatszahlen aus verschiedenen Quellen zusammenführen
• Dokumentenablage: Eingehende Dokumente klassifizieren, benennen und archivieren

Über den Monat gerechnet summieren sich die Stunden.

Was kann Automatisierung übernehmen?

Moderne Automatisierung kann an mehreren Stellen gleichzeitig helfen.

Dokumentenklassifikation

Eingehende Dokumente (PDFs, Scans, E-Mail-Anhänge) werden automatisch erkannt und kategorisiert. Ein KI-Modell stellt fest, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, einen Kontoauszug oder eine Bestellung handelt, und legt das Dokument im zugehörigen Ordner und Projekt ab.

Zuordnung von Banktransaktionen

Der Import von Bankdaten im camt.053-Format, dem elektronischen Kontoauszug nach den Swiss Payment Standards, ist ein wiederkehrender Aufwand. Automatisierte Systeme lesen die Datei, gleichen die Transaktionen mit den offenen Posten ab und schlagen eine Buchung vor. Ist die Übereinstimmung eindeutig, buchen sie automatisch.

Reporting

Statt Zahlen aus mehreren Tools in Excel zu kopieren, ziehen automatisierte Dashboards die Daten direkt aus der Quelle.

Welche Besonderheiten gelten in der Schweiz?

Automatisierungslösungen für den Schweizer Markt müssen besondere Anforderungen erfüllen:

• QR-Rechnung: Seit dem 1. Oktober 2022 ersetzt sie die bisherigen Einzahlungsscheine vollständig. Jede Lösung muss QR-Rechnungen lesen und erstellen können, inklusive Zahlteil
• MWST 8,1 % / 2,6 % / 3,8 %: Die drei Mehrwertsteuersätze der Schweiz müssen korrekt erkannt und verbucht werden
• Datenhaltung in der Schweiz: Werden Personendaten im Ausland gespeichert, gelten die Regeln des Datenschutzgesetzes (DSG) für die Bekanntgabe ins Ausland. Hosting in der Schweiz vereinfacht die Einhaltung der Vorgaben

Womit Sie anfangen.

Nicht jedes KMU muss alles auf einmal automatisieren.

1. Messen: Wie viele Stunden pro Monat fliessen in welche Aufgaben?
2. Priorisieren: Welche Aufgabe wiederholt sich am häufigsten und ist am fehleranfälligsten?
3. Klein anfangen: Ein vollständig automatisierter Prozess bringt mehr als viele halbautomatisierte