Lastenheft für Software: was ein Entwickler braucht, bevor er Ihnen einen Preis nennt

Zwei Firmen offerieren dasselbe Projekt, und ein Preis ist dreimal so hoch wie der andere. Meist liegt keine von beiden falsch: Sie haben zwei verschiedene Projekte berechnet, weil die Anfrage Raum für beide liess. Ein kurzes, schriftliches Lastenheft schliesst diese Lücke. Es muss weder lang noch technisch sein. Es muss sagen, wofür die Software da ist, wer sie nutzt und was die erste Version können muss.

Warum entscheidet das Lastenheft über den Preis?

Ein Entwickler berechnet, was er versteht. Steht in der Anfrage «eine App für unsere Bestellungen», denkt das eine Team an ein Formular und eine Liste, das andere an ein Kundenportal mit Rechnungsstellung und einer Anbindung an Ihre Buchhaltung. Beide Offerten sind ehrlich, und vergleichen können Sie sie nicht.

Ein Lastenheft gibt jeder Offerte denselben Ausgangspunkt. Und es zeigt Ihnen früh, welche Fragen noch offen sind, solange ihre Beantwortung wenig kostet. Wie Sie die Offerten lesen, die zurückkommen, steht in was die Kosten von Individualsoftware bestimmt.

Was gehört in ein Lastenheft?

Sieben Punkte decken die meisten Projekte ab. Ein Satz oder eine kurze Liste pro Punkt genügt.

1. Das Problem: Was läuft heute schief oder dauert zu lange, und was kostet Sie das? Zum Beispiel: Bestellungen kommen per E-Mail und Telefon, und zwei Personen tippen sie einen Tag pro Woche ins System.
2. Die Beteiligten: Wer wird die Software nutzen, wie viele Personen sind es, und was darf jede sehen und tun? Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden, Partner, ein externer Treuhänder.
3. Der heutige Ablauf: die Schritte, wie sie heute geschehen, mit den Tabellen, Formularen und Tools, die dazugehören. Ein Foto einer Skizze am Whiteboard zählt auch.
4. Die erste Version: was sie am ersten Tag können muss und was warten kann. Eine kurze Liste von Muss-Punkten ist mehr wert als eine lange Wunschliste; was gehört in ein MVP zeigt, wo Sie die Grenze ziehen.
5. Die Daten: welche Informationen die Software speichert, wo sie heute liegen und wie viele es sind. Sagen Sie, ob Personendaten dabei sind.
6. Die Anbindungen: mit welchen Systemen sie zusammenarbeiten muss, etwa bexio, Abacus, einem Onlineshop oder einer Bank. Siehe was eine Integration umfasst.
7. Die Grenzen: ein Budgetrahmen, ein Datum, das zählt, und warum, und wer die Software betreut, wenn sie live ist.

Was lassen Sie weg?

Ein Lastenheft beschreibt, was gebraucht wird, nicht wie es gebaut wird. Lassen Sie weg:

• Die Technologie: Ausser Sie haben einen Grund, etwa ein System, das Ihr Team schon betreibt, schlägt der Entwickler sie vor und begründet sie.
• Fertige Bildschirmentwürfe: Eine grobe Skizze hilft. Detaillierte Layouts legen Entscheidungen fest, bevor jemand sie ausprobiert hat.
• Jede denkbare Funktion: Führen Sie sie getrennt als spätere Ideen auf, damit sie nicht in den Preis der ersten Version wandern.

Die Antwort auf das Lastenheft, die Beschreibung des Entwicklers, wie er es umsetzt, heisst Pflichtenheft. Das erste zu schreiben, ist Ihre Aufgabe; das zweite seine.

Welche Besonderheiten gelten in der Schweiz?

• Personendaten: Seit September 2023 verlangt das revidierte Datenschutzgesetz, dass der Datenschutz von Anfang an in die Software eingebaut wird, mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen. Weiss der Entwickler früh, welche Personendaten die Software bearbeitet, kann er dafür planen, statt es später nachzurüsten.
• Sprachen: Die Schweiz hat vier Landessprachen. Sagen Sie, welche Sprachen die Software braucht, für Mitarbeitende und für Kunden: Jede Sprache bringt Texte zum Übersetzen und Bildschirme zum Testen.
• Schweizer Formate: Erstellt die Software Rechnungen oder liest sie Bankdaten, nennen Sie die Formate, etwa die QR-Rechnung oder camt.053-Kontoauszüge.

Eine Vorlage auf einer Seite.

Kopieren Sie diese Überschriften in ein Dokument und schreiben Sie unter jede ein paar Zeilen. Was Sie noch nicht beantworten können, notieren Sie als offene Frage: Auch das hilft.

1. Was heute schiefläuft und was es uns kostet
2. Wer die Software nutzt und was jede Person darf
3. Wie der Ablauf heute läuft, Schritt für Schritt
4. Was die erste Version können muss und was warten kann
5. Welche Daten sie speichert und ob Personendaten dabei sind
6. Mit welchen Systemen sie verbunden ist
7. Budgetrahmen, wichtige Termine, wer sie nach dem Start betreut
8. Offene Fragen

Schicken Sie dann dasselbe Dokument an jede Firma, bei der Sie eine Offerte einholen, und fragen Sie, welche Fragen es bei ihr ausgelöst hat. Die Fragen, die zurückkommen, sagen Ihnen so viel wie der Preis; was Sie vor der Unterschrift fragen sollten deckt den Rest ab.