Wenn aus einer Tabelle Software wird: einen Excel-Prozess in eine Webanwendung überführen

Eine Tabelle ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für einen Prozess: schnell, flexibel und vertraut. Schwierig wird es, wenn die Datei selbst zum Prozess wird, mit mehreren Leuten, die darin arbeiten, Kopien in den Postfächern und niemandem, der genau weiss, welche Version stimmt. In diesem Beitrag geht es um diesen Moment und darum, was es braucht, den Prozess in eine Webanwendung zu überführen.

Wann ist eine Tabelle ihrer Aufgabe entwachsen?

Wenn sie zu einem gemeinsamen System geworden ist, für das sie nie gebaut wurde. Die Anzeichen: Mehrere Leute bearbeiten sie, Kopien gehen per E-Mail herum, niemand weiss, welche Version aktuell ist, Fehler tauchen erst Wochen später auf, nur eine Person versteht die Formeln, und dieselben Daten werden in ein anderes Werkzeug noch einmal eingetippt. Zwei oder drei davon zusammen sind ein klares Signal.

• Kopien, die auseinanderlaufen: «Offerten_final_v3.xlsx» liegt neben «Offerten_final_v4_neu.xlsx», und beide sind in Gebrauch.
• Spät entdeckte Fehler: eine Formel, die auf die falsche Zeile zeigt, ein Eintrag in der falschen Spalte, ein Filter, der aktiv geblieben ist.
• Wissen in einem Kopf: Der Prozess funktioniert, weil ein Kollege weiss, welche Zellen man nicht anrühren darf.
• Doppelt eintippen: Derselbe Kunde oder dieselbe Bestellung wird in der Buchhaltung noch einmal erfasst.
• Personendaten in einer Datei, die herumgeht: Kunden- oder Mitarbeiterdaten, die per E-Mail verschickt werden.

Tabellen können auch still versagen. Im Oktober 2020 berichtete die BBC, dass in England fast 16'000 Coronafälle nicht gemeldet worden waren, weil Testresultate in einem alten Excel-Dateiformat gesammelt wurden. Jede Datei fasste nur rund 65'000 Datenzeilen, und war diese Zahl erreicht, fielen weitere Fälle einfach weg. Aktuelle Excel-Versionen fassen 1'048'576 Zeilen pro Arbeitsblatt, die Lehre liegt also weniger in der Grenze als in der fehlenden Prüfung: Ein wichtiger Prozess braucht eingebaute Prüfungen, und eine Tabelle bringt sie nicht von selbst mit.

Was ändert sich, wenn der Prozess zu Software wird?

Die Daten liegen an einem Ort, und alle arbeiten mit derselben aktuellen Version. Jede Person sieht und ändert nur, was ihre Rolle erlaubt. Eingaben werden beim Erfassen geprüft, die Schritte des Prozesses sind eingebaut, und jede Änderung wird mit Urheber und Zeitpunkt festgehalten. Auswertungen kommen aus denselben Daten statt aus Kopien.

• Ein Ort für die Daten: Die Adresse eines Kunden wird einmal geändert, und jede Ansicht und jede Auswertung zeigt die neue.
• Rechte pro Rolle: Der Aussendienst erfasst Stunden, das Büro gibt sie frei, der Inhaber sieht die Summen.
• Prüfungen beim Erfassen: Ein Datum muss ein Datum sein, eine Bestellung braucht einen Kunden, ein Rabatt über einer bestimmten Höhe braucht eine Freigabe.
• Eine Historie: wer was wann geändert hat.
• Jedes Gerät: Eine Webanwendung läuft im Browser, auf dem Handy vor Ort wie am Computer im Büro.

Enthält die Tabelle Personendaten, verlangt das Datenschutzgesetz «eine dem Risiko angemessene Datensicherheit» durch «geeignete technische und organisatorische Massnahmen» (Art. 8). Rechte pro Rolle und eine Änderungshistorie sind praktische Wege dorthin; eine Datei, die von Postfach zu Postfach kopiert wird, erschwert es.

Etwas geht auch verloren. In einer Tabelle kann jeder in einer Minute eine Spalte hinzufügen. In Software ist ein neues Feld eine Änderung, die geplant, gebaut und getestet wird. Das ist der Preis der Prüfungen und ein guter Grund, nur die Teile des Prozesses zu überführen, die sie brauchen.

Was sollten Sie entscheiden, bevor etwas gebaut wird?

Welcher Teil des Prozesses zuerst umzieht, wer darin mit welchen Rechten arbeitet, welche Daten mitkommen, welche Regeln die Software durchsetzen muss und was in Excel bleibt, etwa ein Export für die Buchhaltung. Aus diesen Antworten wird die Software gebaut, darum erarbeiten Sie sie am besten mit den Leuten, die die Datei täglich nutzen.

• Ob überhaupt gebaut werden soll: Vielleicht deckt eine Standardsoftware Ihren Prozess schon ab; siehe Individualsoftware oder ein Standard-Tool. Für Formulare, Listen und einfache Prozesse kann ein No-Code-Werkzeug genügen; siehe No-Code, Low-Code, Vibe-Coding oder Individualsoftware.
• Der erste Teil: Beginnen Sie mit dem Teil der Datei, der am meisten Ärger macht, nicht mit der ganzen Arbeitsmappe.
• Die in der Datei versteckten Regeln: Jede Formel, jede Farbmarkierung und jede Kommentarspalte ist eine Regel, auf die sich jemand verlässt. Listen Sie sie auf und entscheiden Sie, welche die Software durchsetzt und welche wegfallen.
• Personen und Rechte: wer erfasst, wer freigibt, wer nur liest.
• Anbindungen: ob die Daten in Ihre Buchhaltung gelangen müssen, zum Beispiel in bexio oder Abacus.
• Was in Excel bleibt: Ad-hoc-Auswertungen können in einer Tabelle bleiben, gespeist von einem Export aus der neuen Software.

Wie kommen die Daten hinüber?

In drei Schritten: bereinigen, zuordnen und prüfen. Zuerst werden die bestehenden Daten bereinigt: Duplikate zusammengeführt, Lücken gefüllt, Formate vereinheitlicht. Dann wird jede Spalte einem Feld in der neuen Software zugeordnet. Schliesslich läuft der Import in einer Testversion und wird mit der Tabelle abgeglichen, Anzahl Datensätze und Summen eingeschlossen, bevor der echte Wechsel kommt.

Worauf Sie beim Bereinigen achten sollten: derselbe Kunde in drei Schreibweisen, Datumsangaben als Text getippt, Beträge mit der Währung in der Zelle, verbundene Zellen und Bedeutungen, die in Farben oder Kommentaren stecken. Farben brauchen besondere Sorgfalt. Speichert Excel ein Blatt als CSV-Datei, wird laut Microsofts eigener Hilfe nur das aktuelle Arbeitsblatt gespeichert, und einige Funktionen können verloren gehen. Was eine Farbe oder ein Kommentar bedeutet, muss darum vor dem Umzug zu einem eigenen Feld werden.

Der Wechsel selbst braucht ein Datum. Ab diesem Tag ist die Software der einzige Ort, an dem der Prozess stattfindet. Die Tabelle wird schreibgeschützt als Archiv aufbewahrt, damit es nie zwei Versionen der Wahrheit gibt.

Was muss das Team lernen?

Weniger als befürchtet, wenn die Software der bisherigen Arbeitsweise folgt: die eigenen Begriffe in den Ansichten, die eigenen Schritte in der eigenen Reihenfolge. Echte Übung braucht der Wechsel der Gewohnheit: Daten an einem Ort erfassen, in dem Moment, in dem etwas geschieht, statt sie in einer Datei zu sammeln und später aufzuräumen.

• Beziehen Sie das Team früh ein: Wer die Datei täglich nutzt, kennt ihre Ausnahmen.
• Lassen Sie das Team zuerst ausprobieren: Bevor wir bauen, erhalten Sie einen Prototyp, der zeigt, wie Ihre Software aussehen und sich anfühlen wird, und später läuft die fertige Software in einer Testversion, die Sie vor dem Livegang ausprobieren können.
• Bestimmen Sie eine Ansprechperson: ein oder zwei Kollegen, an die sich die anderen in den ersten Wochen wenden können, mit einer kurzen schriftlichen Anleitung.
• Wählen Sie eine ruhige Zeit: Wechseln Sie in einer ruhigen Phase, nicht während des Monatsabschlusses.