Was die Kosten von Individualsoftware in der Schweiz bestimmt und wie der Preis zustande kommt

Individualsoftware wird für ein bestimmtes Unternehmen und seine Arbeitsweise gebaut, darum hat sie keinen Listenpreis. Ihre Kosten ergeben sich aus dem, was sie können muss, und daraus, wer sie baut. Dieser Beitrag richtet sich an Inhaber und Führungskräfte von Schweizer KMU: was die Kosten bestimmt, was ein Projekt teurer oder günstiger macht, wie Sie zwei Offerten vergleichen und wofür Sie nach dem Livegang bezahlen.

Was bestimmt die Kosten von Individualsoftware?

Der Aufwand, den sie braucht, und der Stundenansatz für diese Arbeit. Der Aufwand wächst mit jeder Aufgabe, die die Software abdeckt, jeder Art von Nutzern, jedem angebundenen System, den Daten, die sie übernimmt, und den Tests, die sie zuverlässig machen. Zwei Firmen können für dieselbe Arbeit auch unterschiedliche Ansätze verrechnen, darum können zwei Offerten für dieselbe Software auseinanderliegen.

• Was sie können muss. Jede Aufgabe, die jemand in der Software erledigt, vom Erfassen einer Bestellung bis zu ihrer Freigabe, braucht ihre Ansichten, ihre Regeln und ihre Tests.
• Wer sie nutzt. Mitarbeitende im Büro, Leute unterwegs, Ihre Kunden: Jede Gruppe mit eigenen Rechten bringt Ansichten und Prüfungen dazu.
• Anbindungen. Jede Verbindung zu einem anderen System muss gebaut und getestet werden. Wenn Sie mit bexio oder Abacus arbeiten, lesen Sie, was eine Anbindung Ihrer Software daran bedeutet.
• Ihre Daten. Daten aus Tabellen oder einem alten System zu übernehmen, ist eine Aufgabe für sich, wie der Beitrag über die Überführung eines Excel-Prozesses in eine Webanwendung erklärt.
• Regeln und Berechnungen. Preise, Freigaben, Fristen: Je mehr Regeln, desto mehr Fälle sind zu testen.
• Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt, den Datenschutz «ab der Planung» zu berücksichtigen (Art. 7) und eine dem Risiko angemessene Datensicherheit zu gewährleisten (Art. 8). Software mit besonders schützenswerten Personendaten, etwa Daten über die Gesundheit, braucht mehr Sorgfalt und mehr Tests als eine Bestellliste.
• Design. Ein Design, das ganz neu entsteht, mit Recherche und Tests bei Nutzern, macht mehr Arbeit als Ansichten aus bewährten Bausteinen.
• Jedes Gerät. Web-Software läuft im Browser auf Computer, Tablet oder Handy, eine einzige Software deckt also alle ab.
• Tests und Dokumentation. Tests, die die Software von Anfang bis Ende bedienen, und eine Dokumentation gehören zu einer sauberen Lieferung und damit zum Preis.

Wenn Sie als Gründer ein Abo-Produkt planen, behandelt unser Beitrag darüber, was die Kosten eines SaaS-MVP bestimmt, genau diesen Fall.

Was macht ein Projekt teurer oder günstiger?

Wie viele Abläufe, Nutzer und Anbindungen sie hat und wie viel noch offen ist, wenn die Arbeit beginnt. Ein kleines Werkzeug für einen Ablauf in Ihrer Firma ist eine andere Aufgabe als ein Portal, das Ihre Kunden nutzen und das mit Ihrer Buchhaltung verbunden ist. Zwei erfundene Beispiele zeigen den Unterschied:

• Weniger Aufwand: Ferienanträge in einer Firma mit zwölf Leuten. Mitarbeitende beantragen ihre freien Tage, ein Vorgesetzter gibt sie frei, und alle sehen den Teamkalender. Das ist ein Ablauf, zwei Arten von Nutzern und keine Anbindung.
• Mehr Aufwand: ein Bestellportal bei einem Grosshändler. Kunden bestellen zu ihren eigenen Preisen, der Lagerbestand kommt aus dem System des Grosshändlers, und die Rechnungen gehen in seine Buchhaltung. Das sind mehrere Abläufe, drei Arten von Nutzern, zwei Anbindungen und Daten, die zu übernehmen sind.

Was die Kosten erhöht: ein Umfang, der zu Beginn der Umsetzung noch offen ist, viele seltene Fälle, die die Software abdeckt, ein ganz neues Design und Änderungen auf halbem Weg. Was sie tief hält: eine erste Version, die einen Ablauf gut abdeckt, bewährte Bausteine für die Ansichten, eingekaufte Dienste für Anmeldung, Zahlungen und E-Mail sowie seltene Fälle, die anfangs von Hand erledigt werden. Unser Beitrag darüber, was in ein MVP gehört, zeigt, wie Sie auswählen, was zuerst hineinkommt.

Festpreis oder nach Aufwand?

Ein Festpreis legt den Gesamtbetrag für einen vereinbarten Umfang fest, bevor die Arbeit beginnt. Bei der Abrechnung nach Aufwand bezahlen Sie die geleisteten Stunden, und der Gesamtbetrag steht erst am Ende fest; unser Vergleich stellt die beiden einander gegenüber.

Wie vergleichen Sie zwei Offerten?

Messen Sie beide am selben schriftlichen Umfang. Dann stellen Sie beiden dieselben Fragen: was inbegriffen ist, ob der Preis fest ist, wie Änderungen offeriert werden und was Sie am Ende erhalten. Ein tieferer Gesamtbetrag deckt womöglich einfach weniger ab.

• Decken beide denselben Umfang ab? Jede Offerte sollte in verständlichen Worten sagen, was die Software können wird. Bleibt eine vage, fragen Sie nach, bevor Sie Preise vergleichen.
• Ist der Preis fest? Eine Schätzung ist kein Festpreis. Wird in einem Werkvertrag ein fester Preis vereinbart, bindet das Obligationenrecht den Unternehmer daran: Er «darf keine Erhöhung fordern, selbst wenn er mehr Arbeit oder grössere Auslagen gehabt hat, als vorgesehen war» (Art. 373). Derselbe Artikel macht eine Ausnahme für ausserordentliche Umstände, die nicht vorauszusehen waren, und überlässt den Entscheid dann einem Gericht.
• Wie werden Änderungen behandelt? Fragen Sie, ob eine Änderung über den vereinbarten Umfang hinaus schriftlich festgehalten und offeriert wird, bevor sie gebaut wird.
• Was ist inbegriffen? Design, ein Prototyp, den Sie vor der Umsetzung ausprobieren können, Tests, Dokumentation, der Livegang. Fragen Sie, was eine Offerte weglässt, etwa die Übernahme Ihrer Daten.
• Was erhalten Sie am Ende? Fragen Sie, was die Offerte zum Code, zu den Rechten daran und zur Dokumentation sagt. Unser Beitrag darüber, wem der Code gehört, erklärt, was das Schweizer Recht dazu sagt.
• Was passiert nach dem Livegang? Fragen Sie, was der Betrieb der Software kostet und ob Monitoring als Leistung angeboten wird.

Wofür bezahlen Sie nach dem Livegang?

Ist sie live, kostet Software im Betrieb Geld: die Dienste, auf denen sie läuft, Updates der Werkzeuge, auf denen sie aufbaut, und Prüfungen, ob sie funktioniert. Unser Beitrag über die Wartung von Software nach dem Livegang erklärt, was diese Kosten bestimmt.

Wie kommt der Preis zustande?

Aus dem, was die Software können muss. Bei uns beginnt es mit Ihrer ersten Nachricht. Dann halten wir mit Ihnen schriftlich fest, was Ihre Software können muss, oder arbeiten mit einem Dokument, das Sie bereits haben, und Sie erhalten einen Festpreis in einer schriftlichen Offerte. Gebaut wird erst, wenn Sie zustimmen, und jede Änderung über den vereinbarten Umfang hinaus wird offeriert, bevor sie gebaut wird. Web-Software nach Mass zeigt, wie ein Projekt bei uns läuft.