Wenn Ihr Softwarehersteller Nein sagt: Ihre Optionen

Sie bitten den Hersteller Ihrer Geschäftssoftware um etwas, das Ihr Unternehmen braucht. Die Antwort: Das geht nicht, das wird teuer, oder es steht auf der Roadmap. Sie sind nicht die Einzigen, die das hören, und Warten ist nur eine Ihrer Möglichkeiten.

Warum die Antwort so oft Nein lautet und was Sie das kostet

Standardsoftware ist für viele Unternehmen gleichzeitig gemacht. Zwei Forscherinnen, die das Unternehmenssystem einer Firma über mehrere Jahre untersucht haben, sagen es deutlich: Fertige Standardanwendungen seien für allgemeine statt für spezifische Anforderungen gemacht und passten deshalb im einzelnen Fall wahrscheinlich nie ganz.

Für den Hersteller muss jede Änderung für alle seine Kunden passen. Eine grosse Anwenderstudie zu Unternehmenssoftware im deutschsprachigen Raum, Schweizer Firmen eingeschlossen, stellt fest: Kleinere Unternehmen nennen besonders oft als Problem, dass sich ihre Software zu wenig anpassen lässt. Die Studie erklärt das damit, dass die Hersteller ihr Produkt und ihre Abläufe vereinheitlichen müssen, damit es sich für sie rechnet. Ihr Wunsch steht also in Konkurrenz zu den Wünschen aller anderen, und ein Bedarf, den nur wenige Kunden teilen, setzt sich selten durch. Dieselbe Studie beschreibt auch die Kehrseite dieser Abwägung: Als ein Hersteller sein Produkt stärker auf eine Branche ausrichtete, erlebten viele seiner Anwender das als Einbusse an Flexibilität und Kundennähe.

Was Sie das kostet, ist vor allem Zeit. Der fehlende Teil wandert in Tabellen, auf Papier und ins doppelte Abtippen. In Deutschland arbeitet ein Fünftel der Unternehmen mit 20 und mehr Mitarbeitenden noch mit stark papierbasierten Abläufen (Bitkom, 2024). Schnittstellen zwischen Systemen gehören zu den Problemen, die Anwender in dieser Studie angeben. Und auf einer deutschen Bewertungsplattform für Software beschreiben Nutzer es mit eigenen Worten: Firmenspezifische Prozesse blieben oft «auf der Strecke», und als Ausweg würden Daten nach Excel exportiert und wieder eingefügt, «was sehr zeitaufwendig ist».

Option 1: die Arbeitsweise ändern, nicht die Software

Manchmal liegt das Problem im Ablauf, nicht in der Software. Die meisten Schweizer KMU sind mit ihrer Lösung zufrieden: In einer 2016 veröffentlichten Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) unter 925 Schweizer Kleinstunternehmen und KMU waren über 90 % mit ihrer Unternehmenssoftware zufrieden oder sehr zufrieden. In einer älteren Schweizer Umfrage von 2008 sah nur gut ein Drittel die Ursache für nicht optimale Abläufe in der Software.

Für Aufgaben, die in jedem Unternehmen gleich sind, hat der Softwareautor Martin Fowler eine einfache Regel: Für eine solche Standardfunktion kauft ein Unternehmen das fertige Paket und passt seinen Geschäftsprozess der Software an. Buchhaltung, Lohnabrechnung und MWST sind solche Aufgaben: Für alle gelten dieselben Schweizer Regeln. Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass Buchhaltungsprogramme den schweizerischen Verhältnissen angepasst sein müssen, und eine von Swissdec zertifizierte Lohnbuchhaltung übermittelt die Lohndaten mit wenigen Mausklicks an Sozialversicherer und Ämter (Suva).

Es gibt auch eine Warnung davor, alte Gewohnheiten in Software zu giessen. An einer Gartner-Konferenz 2025 nannte eine Analystin Anpassungen, die zu sehr an den bestehenden Abläufen hängen, als einen häufigen Grund dafür, dass grosse Projekte mit Unternehmenssoftware ihre Ziele nicht erreichen. Bevor Sie eine Änderung verlangen, prüfen Sie, ob es sich lohnt, die alte Arbeitsweise zu behalten.

Was das für Sie bedeutet: keine Entwicklungskosten, aber Ihr Team lernt eine neue Arbeitsweise, und das hilft nur, wenn die neue wirklich ebenso gut ist.

Option 2: den Standard gegen Bezahlung anpassen lassen

Viele Standardsysteme lassen sich anpassen, durch den Hersteller oder durch einen Partner, der sie einführt. Das ist verbreitet: In der Umfrage einer Beratungsfirma unter vorwiegend mittelgrossen und grossen Organisationen liefen zwischen 2013 und 2016 nur 7 bis 12 % der Einführungen von Unternehmenssoftware (ERP) ganz ohne Anpassungen, und 74 % der Befragten überschritten ihr ursprüngliches Budget (Panorama Consulting, 2017). Anwender kennen den Preis dafür: «Systemanpassungen sind sehr teuer und können oftmals nur über einen externen Support durchgeführt werden», schrieb ein Nutzer in einer Bewertung.

Die grösseren Kosten kommen oft später, mit jedem Update. Ist ein ERP-System stark angepasst, könne ein Upgrade im Grunde einer Neueinführung gleichkommen, heisst es in einem späteren Bericht derselben Beratungsfirma (2021). In einem Technologie-Forum beschrieb jemand ein stark angepasstes System, bei dem das Einspielen von Patches fast unmöglich sei und monatelange Mühen und teure externe Fachleute erfordere. Ein anderer Kommentar fasste die Regel knapp zusammen: Je näher ein System am Standard bleibe, desto einfacher seien Upgrades.

Die Studie aus dem deutschsprachigen Raum zeigt dasselbe Muster. Der Aufwand für den Wechsel auf ein neues Release ist für grössere Unternehmen weit öfter ein grosses Problem als für kleinere, deren Systeme oft nah am Standard laufen. Was der Software fehlt, können die Dienstleistungen des Herstellers nur sehr begrenzt wettmachen. Die Dokumentation von Anpassungen gehört zu den am schwächsten bewerteten Punkten, und Hotline und Support wurden 2024 erneut schlechter bewertet.

Was das für Sie bedeutet: Für eine kleine Änderung kann es funktionieren. Lassen Sie sich Preis und Termin schriftlich geben, fragen Sie, ob die Änderung das nächste Update übersteht, und vereinbaren Sie, wer sie dokumentiert.

Option 3: auf den Hersteller warten

Viele Hersteller sammeln Wünsche in öffentlichen Ideenforen, in denen Kunden abstimmen. Zwei davon zeigen, wie lange das Warten dauern kann. Im Forum einer Buchhaltungssoftware wurde im Juni 2014 der Wunsch eingereicht, Kontonummern und Nullsalden in Bilanz und Erfolgsrechnung anzuzeigen; im März 2025, fast elf Jahre später, wurde er als erledigt markiert. Im Forum eines anderen Herstellers stand ein Wunsch vom November 2017, die E-Mail-Adresse eines Kunden ändern zu können, im Oktober 2026 noch immer auf «Future Consideration», also auf später verschoben. Das Produktteam hatte dazu im April 2022 geschrieben, es verstehe den Wert dieser Funktion, habe für ihre Umsetzung aber keinen kurzfristigen Zeitplan.

Warten heisst nicht, nichts zu tun. Fragen, abstimmen, nachhaken: Beschreiben Sie den Bedarf und was Sie die Lücke kostet, fragen Sie nach einem Termin, und suchen Sie andere Kunden mit demselben Bedarf. Planen Sie aber so, als könne die Antwort Jahre dauern, und entscheiden Sie, wie lange Sie mit der Notlösung leben können.

Was das für Sie bedeutet: vorerst keine Kosten, aber die Notlösung bleibt. Warten lohnt sich, wenn viele Kunden den Bedarf teilen und die Notlösung wenig kostet.

Option 4: zu einer anderen Software wechseln

Eine andere Software kann vielleicht schon, was Ihre nicht kann. Die Studie aus dem deutschsprachigen Raum stellt fest, dass Branchenlösungen die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe in der Regel von Anfang an besser abdecken und dass ihre Einführung oft besser gelingt, beim Aufwand wie beim Ergebnis.

Prüfen Sie, bevor Sie unterschreiben. Testen Sie die neue Software mit Ihrem eigenen Fall, mit dem, den Ihre heutige Software nicht bewältigt. Und klären Sie, was Sie mitnehmen können: welche Daten sich exportieren lassen und in welchem Format. Der Ausstieg ist oft schwieriger als der Einstieg. Ein Nutzer schrieb: «Der Einstieg in die Lösung ist sehr einfach und schnell, der Ausstieg … hingegen kann lange dauern.»

Das Recht bewegt sich zugunsten der Kunden. Die EU-Datenverordnung (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025. Nach ihren Regeln für den Anbieterwechsel kann ein Kunde einen Wechsel mit höchstens zwei Monaten Frist einleiten, danach muss der Wechsel in der Regel innert 30 Tagen abgeschlossen sein, und ab dem 12. Januar 2027 sind sämtliche Wechselgebühren verboten. Online gemietete Software (SaaS) fällt darunter; für Dienste, die grösstenteils für einen einzelnen Kunden gebaut wurden, gilt ein Teil der Regeln nicht, etwa das Verbot von Wechselgebühren. Da die Schweiz nicht in der EU ist, wirkt die Verordnung für ein Schweizer KMU nur indirekt: Sie bindet Anbieter, die Kunden in der EU bedienen.

Was das für Sie bedeutet: Auch eine neue Software ist Standardsoftware, und auch ihr Hersteller entscheidet für alle seine Kunden. Prüfen Sie den nächsten Bedarf, der sich abzeichnet, nicht nur den heutigen. Der Vergleich Individualsoftware oder ein Standard-Tool? stellt die beiden nebeneinander.

Option 5: den fehlenden Teil bauen lassen

Sie müssen nicht alles ersetzen. Behalten Sie Standardsoftware für das, was jedes Unternehmen gleich macht, und lassen Sie den fehlenden Teil bauen: den Ablauf, der Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet, oder die Verbindung zwischen Systemen, die heute über Tabellen läuft. Fowlers Regel hat eine zweite Hälfte: Eigene Software lohnt sich dort, wo die Art, wie ein Unternehmen eine Aufgabe erledigt, entscheidend dazu beiträgt, dass es besser ist als die Konkurrenz.

• Klein anfangen. Kleinere Projekte haben eine deutlich höhere Erfolgswahrscheinlichkeit als grössere, so fasst InfoQ den CHAOS-Bericht 2015 der Standish Group zusammen. Beginnen Sie dort, wo der Schuh am meisten drückt, nicht damit, alles zu ersetzen.
• Behalten, was funktioniert. Ihre Buchhaltung und Ihre Lohnabrechnung können bleiben, wie sie sind. Die neue Software wird an sie angebunden, soweit sie es zulassen.
• In der Offerte vereinbaren, was Ihnen gehört. Software, die für einen einzelnen Kunden gebaut wird, erhält von der Datenverordnung nicht den vollen Schutz beim Wechsel. Bei Software, die für Sie gebaut wird, schützt Sie deshalb Ihre Vereinbarung. Bei uns werden die Eigentumsrechte und das, was Sie am Ende erhalten, für jedes Projekt in der Offerte vereinbart, so kennen Sie beides, bevor etwas gebaut wird. Mehr dazu im Beitrag Wem gehört der Code?
• Die Pflege einplanen. Software ist mit dem Livegang nicht fertig. Robert L. Glass schrieb, die Wartung beanspruche typischerweise 40 bis 80 % der Softwarekosten, im Schnitt 60 %. Planen und budgetieren Sie sie von Anfang an; siehe Softwarewartung nach dem Livegang.

Was das für Sie bedeutet: Sie entscheiden, was als Nächstes kommt. Jede Änderung über den vereinbarten Umfang hinaus wird schriftlich festgehalten und offeriert, bevor sie gebaut wird. Die Abhängigkeit verlagert sich vom Hersteller auf die Firma, die Ihre Software baut. Darum gehört in die Vereinbarung, was Sie erhalten.

So entscheiden Sie

Drei Fragen klären die meisten Fälle.

1. Ist diese Arbeit in jedem Unternehmen gleich? Buchhaltung, Lohnabrechnung und MWST sind es. Dann passen Sie Ihren Ablauf der Software an (Option 1) oder suchen eine Software für Ihre Branche (Option 4).
2. Ist die Antwort des Herstellers ein endgültiges Nein? Gibt es einen Termin, mit dem Sie leben können, warten Sie und haken Sie nach (Option 3). Ist die Änderung klein und pflegen der Hersteller oder sein Partner sie über die Updates hinweg, bezahlen Sie dafür (Option 2).
3. Was kostet Sie die Notlösung jede Woche? Kostet sie jede Woche Stunden mit Abtippen und Prüfen, und unterscheidet genau dieser Bedarf Ihr Unternehmen von anderen, lassen Sie den fehlenden Teil bauen (Option 5), beginnend dort, wo der Schuh am meisten drückt.

Unsicher, welcher Weg passt? Erzählen Sie uns, was Ihre Software nicht kann. Schreiben Sie uns, wir melden uns bei Ihnen. Reicht eine gute Standardsoftware, sagen wir Ihnen das.